Nota Fiscal de Serviço - Guia completo 2023
A nota fiscal é um comprovante de que sua empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço. É um documento fundamental de segurança tanto para o cliente quanto para o fornecedor do bem ou do serviço.
Precisamente neste post, quero explicar sobre a nota fiscal de serviços. Sabe se você precisa emiti-la? Acompanhe!
O que é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)?
A Nota Fiscal de Serviço é um documento que comprova a prestação de um determinado serviço. Este serviço pode ser feito de uma empresa para outra, ou de uma empresa para uma pessoa. Desta forma, profissionais que trabalham com prestação de serviços podem (e devem) emitir uma NFSe, mas só depois que o trabalho for concluído!
Quem precisa emitir a NFSe?
Só o MEI (Microempreendedor Individual) não é obrigado a emitir quando o cliente for pessoa física. Contudo se o cliente for outra empresa, estará obrigado. Fora isso, todas as outras categorias de pessoa jurídica precisam fazer a emissão deste documento!
Por exemplo: sua empresa trabalha no gerenciamento de tráfego de sites e redes sociais. Veja que você não está vendendo um produto físico e sim, prestando um serviço de gerenciamento. Afinal, além de coletar dados, você vai filtrá-los, analisa-los e propor melhorias. Isso é um serviço, que precisa da emissão de uma NFSe!
No caso acima, o seu CNPJ irá emitir o documento, e o seu cliente pode ser uma empresa (pessoa jurídica) ou um influencer digital, por exemplo, que seria pessoa física.
Muitos profissionais autônomos emitem a NFS, como: advogados, psicólogos, nutricionistas, entre outros. Se você trabalha informalmente com prestação de serviços e deseja se formalizar, você pode contar com a gente para a abertura fácil de sua empresa!
Tipos de Notas Fiscais: NFe, NFCe e NFSe
A parte fiscal e tributária de um negócio pode parecer bem complicada e na realidade, é. Pois é tudo muito detalhado e burocrático. Mas a nossa intenção aqui é deixar mais fácil para você. Por isso, vamos ver os tipos de notas fiscais, pra que serve cada uma e a diferença delas com a NFSe.
Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
Esse tipo de documento é usado nas transações de produtos e de serviços, mas quando envolve pessoas jurídicas.
Ou seja, é emitido de empresa para empresa. Para validar, é preciso um certificado digital e da secretaria da Fazenda do Estado onde os CNPJs foram cadastrados.
Através desse documento, será arrecadado o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, o famoso “ICMS”, que é um tributo estadual.Para não confundir na hora de emitir uma NFe ou uma NFSe, fica aqui as duas maiores diferenças entre cada documento, para que seu negócio não tenha “dores de cabeça” depois:
1| NFSe é lançada na prefeitura onde o CNPJ está registrado. A NFe, é lançada junto a Secretaria da Fazenda do Estado;
2| NFSe pode ser emitida de CNPJ para CNPJ ou de CNPJ para CPF. A NFe só pode ser emitida de CNPJ para CNPJ.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe)
Essa aqui é a “notinha”. Sabe, quando você vai ao mercado ou à mercearia e a pessoa no caixa pergunta: “Quer sua notinha?”. É ela! É na “notinha” também que você verifica o consumo no bar, no restaurante, na farmácia e em todo o varejo.
Pode perceber que no seu cupom fiscal, vem sempre detalhado os itens que você comprou, a identificação do estabelecimento, data, hora e até a forma de pagamento.
12 motivos para você emitir nota fiscal no seu negócio
- É uma forma de combater a sonegação de impostos;
- Auxilia na identificação e quantificação das compras, já que tudo fica registrado;
- Ajuda a calcular os impostos a serem pagos;
- Pode ser uma ferramenta para que você fique de olho nos gastos da empresa;
- Fica mais fácil para seus clientes trocarem ou até revenderem produtos;
- Evita a penalização com o pagamento de multas no caso da empresa não emitir as NFSe de forma correta;
- A não emissão de notas pode levar o responsável para a cadeia, por sonegação de impostos!
- Redução de custo, espaço, trabalho e geração de resíduo para armazenamento de papelada e posteriormente fragmentação e destinação de papéis;
- O sistema é informatizado, otimizando o tempo do empreendedor;
- Validade jurídica e fiscal;
- Evita tarifas repetidas;
- Por último, mas o mais importante: é ético! Se você não é MEI, sabe que isso é uma obrigação, então por que não vai cumpri-la?
Lembrando que: a Ética é aquilo que você faz quando ninguém está vendo!
Como a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) funciona?
A NFSe precisa ser lançada na prefeitura onde o CNPJ da empresa está cadastrado. Através desse documento, será arrecadado o ISS (Imposto Sobre Serviços), que é um dos principais impostos arrecadado pelos municípios.
Por ser eletrônica, a NFSe é realizada em arquivo XML. Esse modelo pode ser usado em todo o território nacional, pois é feito no padrão brasileiro de escrituração fiscal.
Por quanto tempo a NFSe deve ser armazenada?
A legislação exige que a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica deve ser armazenada por no mínimo 5 anos. O objetivo desse tempo é para a garantia do serviço para o cliente e para fins de fiscalização da Receita Federal.
“5 anos? Isso não é tempo demais? Será necessário um arquivo imenso para guardar a papelada de cada serviço prestado nesses 5 anos, né?!”. Não!
O formato XLM da NFSe permite que ela seja armazenada de forma digital. Assim, o consumo de papel e geração de resíduo pode ser evitado e fica muito mais simples guardar e organizar seus documentos!
Recibo Provisório de Serviços – RPS
Outro ponto envolvido no funcionamento da NFSe, é o RPS. Esse documento é um “substituto” temporário da NFSe.
O RPS é pra ser usado de forma esporádica, para evitar que sua empresa seja penalizada com multa pela não emissão da NFSe no dia certo. Portanto, se você tiver algum problema com a emissão da NFSe e precisa comprovar que o serviço foi realizado, você usa o RPS, que deve conter:
- Identificação do comprador;
- Descrição do serviço prestado;
- CNPJ da sua empresa, que vai gerar o documento oficial depois.
Onde pego o Recibo Provisório de Serviços?
Como não existe um modelo de RPS padronizado para todo o país ou estado, geralmente, você consegue o documento na prefeitura por onde o serviço foi prestado. O RPS vai variar de cidade para cidade, assim como o funcionamento e permissão do mesmo, pois tem cidades que não permitem e cidades onde é obrigatório!
Nas cidades onde não é permitido o uso de RPS, é obrigatório que a NFSe seja emitida imediatamente após a conclusão da atividade.
Por outro lado, muitas cidades obrigam que o RPS seja lançado antes da emissão do documento oficial. Nesse caso, você entrega o RPS na prefeitura, que vai convertê-lo em Nota Fiscal. Por isso, é importante você pesquisar como é que funciona na sua cidade!
Cancelamento de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)
Quando uma NFSe pode ser cancelada?
Se o ISS não tiver sido recolhido, a empresa tem o prazo de 6 meses para cancelar a NFSe, contando a partir do dia em que a NF foi emitida.
Se o ISS já tiver sido recolhido, daí é preciso abrir um processo administrativo para o cancelamento do documento. Já as NFSe incluídas no Parcelamento Tributário não poderão mais ser canceladas.
Como cancelar uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
Sim! Dá pra cancelar uma NFSe. Só que tem umas regras que devem ser levadas à risca e é trabalhoso. O pedido de cancelamento deve ser feito até o dia 10 do mês e o processo de cancelamento leva em média 30 dias para ser concluído.
- Requerimento on-line de serviço;
- Declaração, em papel timbrado, com assinatura do representante legal reconhecida em cartório. Essa declaração é feita pelo cliente que solicitou o serviço, que além de declarar que quer o cancelamento da NF, precisa descrever o motivo;
- Se a empresa que solicitou o serviço for um órgão público, a declaração precisa da assinatura do titular da pasta e seu RG;
- Anexar as NFs canceladas no pedido;
- Anexar no pedido de cancelamento também os novos documentos que substituirão os que estão sendo cancelados.
Qual a validade de uma Nota Fiscal de Serviços?
A validade depende de cada caso, mas no geral, pode-se contar 3 dias. Mas tem outros casos, como no caso de NFSe de animais para percursos. Então dependendo da distância percorrida, o prazo de validade do documento será maior.
Neste caso de validade, é importante sempre consultar qual o prazo de validade da sua NFSe dependendo de cada tipo de serviço.
Carta de correção para Nota Fiscal de Serviço Eletrônica - CCe
Ao invés de cancelar uma NFSe, que pode ser – em muitos casos – bem trabalhoso, você também pode emitir uma carta de correção. Essa é a funcionalidade da CCe: Carta de Correção Eletrônica.
Portanto, se você precisar corrigir uma NFSe que já foi emitida e autorizada pela Secretaria da Fazenda, você pode tentar usar a CCe ao invés de cancelar essa Nota Fiscal de Serviço.
Casos que a CCe pode ser solicitada:
- Razão Social do destinatário – desde que não mude totalmente;,
- Dados do transportador;
- Peso, volume e acondicionamento;
- Código Fiscal da Operação – desde que não altere a natureza dos impostos;
- Código de Situação Tributária;
- Data de emissão e data de saída;
- Endereço do destinatário – desde que não mude totalmente;
- Descrição da mercadoria – desde que não altere a alíquota do imposto.
Casos que a CCe não pode ser solicitada:
- Valores da NFSe e dos impostos;
- Descrição da mercadoria que mude a alíquota do imposto;
- Qualquer informação que mude a operação ou cálculo do imposto;
- Mudança completa do nome do emitente ou destinatário;
- Valores Fiscais;
- Destaque de Impostos;
- Mudança completa do endereço do destinatário.
O que é a NFSe Nacional?
Esse é um projeto cujo objetivo é padronizar e facilitar a emissão das NFSe. Neste projeto, um único banco de dados será usado, já regulamentado pela Receita Federal e participação da Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais).
Como as regras do ISS (Imposto Sobre Serviço) são diferentes em cada município, fica difícil aceitar o sistema da NFSe Nacional em todos os municípios. Portanto, antes de implementar o sistema em todo o Brasil, é necessário padronizar a tributação do ISS em todas as cidades.
No projeto, já foi implantado o ADN NFS-e (Ambiente de Dados Nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica). Nesse ambiente, a secretaria das Finanças de cada cidade e os contribuintes poderão acessar:
- O layout do padrão nacional;
- Emissão e transmissão das NFSe;
- Buscar NFSe por contribuinte;
- Consulta de NFSe e seus status.
Escrituração de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)
A NFSe deve ser escriturada sobre os serviços realizados fora do município pelo qual uma empresa está cadastrada e o ISS retido. Isso será feito através do SPED, que significa Sistema Público de Escrituração Digital.
Dentro do SPED, existem três partes do governo: a federal, a estadual e a municipal. O sistema tem o objetivo de facilitar o recebimento de informações relevantes ao fisco, que são validadas via certificado digital – com validade jurídica!
O SPED foi criado com a intenção de tornar o ambiente de negócio mais leal e competitivo. Isso acontece porque há a redução de custos e a fiscalização da Receita Federal é mais rápida, o que ajuda a dar mais segurança jurídica para as empresas.
Problemas com a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
É sistema, é burocrático, é relacionado ao fisco e é relacionado ao governo. Então com certeza um problema ou outro sempre vai aparecer! Por isso, separamos aqui os principais problemas relacionados à NFSe, para você se atentar e estar preparado.
Servidor da Prefeitura fora do ar
Muita instabilidade com o servidor da Prefeitura pode acontecer e isso varia de município para município, é claro. Essa dificuldade pode ser notada mais no começo e no final do mês, quando o volume de documentos sendo gerados é maior.
Para não perder o prazo da emissão das NFSe, você pode investir em um emissor automático, que fica tentando emitir o documento até que seja emitido de uma vez por todas!
Mudança no sistema da Prefeitura
De novo: é sistema, é burocrático e é do governo. Portanto, podem haver mudanças repentinas no sistema e você ficar “perdido” em meio a um novo layout ou metodologia. Isso pode acontecer principalmente quando a gestão da cidade é alterada, onde notamos novas formas de fazer as coisas.
Resta a você, se adaptar e aprender novamente, sempre que mudar. Como dizem por aí “Você que lute!” rs.
Uso do RPS
Ainda falando em Prefeitura: lembra que falamos do Recibo Provisório de Serviço lá pra cima no texto? É outra coisa que varia de prefeitura para prefeitura e você precisa se informar se você pode, se você não pode ou se é obrigado a trabalhar com o RPS.
Integração automática
Algumas prefeituras não autorizam a emissão de NFSe automaticamente. Isso poderia ser considerado um absurdo, pois vai totalmente contra a produtividade de um negócio. Porém, vale ainda a dica de um software de emissão de NFSe, onde você não precisa ficar se preocupando em realizar processos manuais.
Você já conhecia a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica? Agora que leu esse texto, descobriu se você precisa ou não da emissão desse documento? Nos conte aqui nos comentários e se tiver qualquer dúvida, pode entrar em contato com a gente!
